Access 2007取消打印不包含任何记录的报表

时　间:2008-5-24 0:08:52
作 者:Microsoft
摘　要:取消打印不包含任何记录的报表
正　文:

默认情况下，您可能打印不包含任何记录的报表。要解决此问题，您可以使用宏或 Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) 代码来检测报表中如果没有记录，则取消打印操作。本文中的步骤介绍了如何使用这两种方法。

当报表不包含任何记录时，您可能希望取消打印该报表。例如，如果您刚开始销售一种新产品，可能有一段时间仍需要登记所有销售情况。因此，您应该考虑以下可能性：某些报表有可能不包含任何明细记录，聚合函数（如 Count 函数）可能没有要进行计数的信息。要适当处理此类情况，您可以创建一个取消打印作业的宏。也可以仔细地添加几行 VBA 代码来完成同一任务。VBA 是 Microsoft Office Access 2007 使用的编程语言。

可向报表的“无数据”事件过程中添加宏或 VBA 代码。只要运行没有任何记录的报表，Office Access 2007 就会触发“无数据”事件。当报表不包含任何数据时，本文中介绍的宏和 VBA 代码将显示相应的消息并取消打印该报表。向“无数据”事件过程中添加宏或 VBA 代码后，只要打开不包含任何记录的报表，该宏或 VBA 代码就会运行。单击“确定”关闭警告消息时，宏也会关闭空报表。向报表中添加宏或 VBA 代码后，当您尝试在报表视图或布局视图中显示空报表时，空报表不会打开，但您可以在设计视图中打开该报表。 

使用宏取消打印

当您尝试打印空报表时，本节中介绍的宏将显示一条警告消息。单击“确定”关闭消息框时，宏也会自动取消打印操作。如果没有包括警告消息，则当您尝试打印报表时，就好像没有发生任何事情一样，这种情况很可能把报表的用户弄糊涂。 

创建宏

1. 在导航窗格中，右键单击要更改的报表，然后单击“设计视图”。
2. 在“设计”选项卡上的“工具”组中，单击“属性表”。

   - 或 -

   双击报表左上角或右上角的框，具体取决于您的区域和语言设置。

3. 单击“事件”选项卡，然后在“无数据”属性框中，单击 。

   将出现“选择生成器”对话框。

4. 单击“宏生成器”，然后单击“确定”。

   宏设计器将启动并显示一个空宏。

5. 在宏的第一行中，单击“操作”列中的字段，然后从列表中选择“MsgBox”。
6. 在宏设计器下半部分的“操作参数”下，在“消息”框中键入警告消息的文本。

   例如，您可以输入以下消息：没有要报告的任何记录。

7. 或者将“蜂鸣声”框中的参数值从“是”更改为“否”，然后在“类型”列表中，选择要在警告消息中出现的图标类型。
8. 在“标题”框中，键入警告消息的标题。

   例如，您可以输入无记录。

   您的更改将出现在宏设计器的上半部分，即“MsgBox”操作旁边的“参数”列中。 

9. 在宏设计器的上半部分，单击“操作”列中的下一个单元格（紧跟在“MsgBox”下的单元格），然后选择“CancelEvent”

   您的宏应该如下所示，尽管您可以在参数中使用不同的文本：

   

10. 在“设计”选项卡上的“关闭”组中，单击“将对象另存为”，然后使用“另存为”对话框为宏指定名称。
11. 关闭宏。如果出现警告消息，并且询问您是否要保存对宏和报表属性的更改，请单击“是”，然后继续下面的步骤对其进行测试。

测试宏

• 在导航窗格中，右键单击包含该宏的报表，然后单击“打印”。根据您选择的选项，应出现一条与下面类似的警告消息：

  

  单击“确定”关闭消息时，CancelEvent 操作会停止打印操作。由于您没有指定其他任何事件（如打开报表进行查看），因此报表将关闭。

使用 VBA 代码取消打印

此处介绍的 VBA 代码的工作原理与上一节中