为什么使用附件？

时　间:2008-4-21 9:04:28
作 者:UMVSoft整理
摘　要:
正　文:

       使用附件可以将多个文件存储在单个字段之中，甚至还可以将多种类型的文件存储在单个字段之中。例如，假定您拥有一个工作联系人数据库。现在，您可以将一份或几份简历附加到每位联系人的记录中，并加上每位联系人的照片。

       附件还可以更有效地存储数据。Access 的早期版本采用了“对象链接和嵌入”(OLE) 技术来存储图像和文档。默认情况下，OLE 会创建一个等同于相应的图像或文档的位图。这些位图文件可能会变得十分庞大 － 最大可能会相当于原文件大小的 10 倍。当您查看数据库中的图像或文档时，OLE 将显示位图图像，而不是原文件。通过使用附件，可在文档以及其他非图像文件的父程序中打开这些文件，因此，可从 Access 中搜索这些文件并对它们进行编辑。 

        另外，OLE 需要名为 OLE 服务器的程序才能运行。例如，如果将 JPEG 图像文件存储在一个 Access 数据库中，则运行该数据库的每台计算机都需要有另一个注册为 OLE 服务器的程序，才能支持 JPEG 图像。相反，Office Access 2007 按照附件本身的格式进行存储，而不支持图像，因此您无需安装其他软件就可查看数据库中的图像。

附件和数据库的设计规则

       默认情况下，关系数据库中的每个字段仅包含一段数据。例如，如果某个地址字段包含多个地址，则查找地址会变得很困难（如果还可以找到的话）。因此，乍看过去，附件似乎违背了数据库设计的规则，因为您可以将多个文件（多段数据）附加到一个字段。但实际上，附件并没有违背任何设计规则，因为当您将文件附加到记录中时，Office Access 2007 会创建一个或多个系统表，并在后台使用这些表将数据规范化。您无法查看或使用这些表。  

附件的使用方式

使用附件时，请记住以下准则：

• 仅可以将文件附加到在 Office Access 2007 中创建的并且使用新的 .accdb 文件格式的数据库中。不能在 Office Access 2007 (.accdb) 数据库与使用早期文件格式 (.mdb) 的数据库之间共享附件。
• 必须在表中创建一个字段，且必须将该字段设置为“附件”数据类型。将数据类型设置成“附件”之后，不能对其进行更改。
• 可以将多个文件存储在单个记录中。例如，您可以存储图像以及用文字处理和电子表格程序创建的文件。
• 您最多可以附加 2GB 的数据（Access 数据库的最大大小）。单个文件的大小不得超过 256MB。
• 使用“附件”对话框可添加、编辑并管理附件。通过双击表中的附件字段，可以直接从该字段中打开此对话框。如果要从窗体中管理附件，或者要从报表中查看附件，则可将附件控件添加到相应的窗体或报表中，然后将该控件绑定到基础附件表字段中。
• 默认情况下，附件控件会呈现图像，并显示与其他文件类型对应的程序图标。例如，假定您已将一张照片、一份简历以及一张 Microsoft Office Visio 2007 绘图附加到记录中。在您滚动浏览附件时，该控件将会呈现图像，并显示用于文档和绘图的程序图标。
• 从表或窗体中打开“附件”对话框时，可以添加、删除、编辑并保存附件。从报表中打开“附件”对话框时，只能将附件保存到其他位置。
• 除非附件本身已经过压缩，否则 Access 会对它们进行压缩。例如，JPEG 文件已由创建它的图形程序压缩过，因此 Access 不再对它们进行压缩。
• 如果您的计算机上安装了创建附件所用的程序，则可以使用该程序打开并编辑这些附件。
• 可以将附件保存在硬盘驱动器或者网络上的位置。然后，可以对附件进行编辑，并在确认所做更改确实是所需更改之后，将这些更改保存回数据库。
• 可以通过编程方式操作附件。